administracja@sm-marysienka.pl

+48 56 688 14 53

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ “MARYSIEŃKA“

Szanowni Państwo, w związku z wejściem w życie RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ) poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące ochrony Państwa danych osobowych:

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa "Marysieńka", ul. Akacjowa 6, 87-200 Wąbrzeźno, NIP 8780009787, REGON 001362225.

Według jakich zasad przetwarzane będą dane osobowe?

W czasie przetwarzania danych osobowych stosujemy następujące zasady:

1. Legalności – przetwarzanie danych osobowych może się odbywać wyłącznie, gdy zaistnieje co najmniej jedna z przewidzianych prawem przesłanek;

2. Celowości – aby dane mogły być przetwarzane, musi istnieć ku temu konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony cel. Jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda/podstawa na wszystkie cele.

3. Adekwatności – przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania;

4. Merytorycznej poprawności – Administrator danych jest zobowiązany do tego, aby dane przez niego zbierane były poprawne i w razie potrzeby uaktualniane. Powinien oceniać wiarygodność źródła pozyskania danych oraz wdrożyć sposób weryfikowania prawdziwości przetwarzanych danych;

5. Czasowości – zasada ograniczenia przechowywania danych – nie przetwarzamy danych dłużej niż jest to konieczne. W praktyce dokonujemy indywidualnej, konkretnej oceny, przez jaki okres powinniśmy przetwarzać Państwa dane. Okres przechowywania jest uzależniony od wielu zmiennych. Obrazując powyższe:

* dane osobowe mieszkańców przetwarzamy przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych oraz uzasadnionych zadań statutowych;

* dane przetwarzane na podstawie Państwa zgody wykorzystujemy przez czas określony w zgodzie, a w każdym przypadku do czasu jej odwołania;

* dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy przestajemy przetwarzać, gdy wygasną wszelkie uzasadnione powinności i ryzyka (w szczególności, gdy upłynie okres przedawnienia danych roszczeń).

6. Integralności i poufności danych – Państwa dane są zabezpieczone za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Dokładamy najwyższej możliwej staranności, być chronić przekazane informacje przed wszelkimi zagrożeniami.

Na jakiej podstawie będziemy przetwarzać dane osobowe?

Zgodnie ze wskazaną powyżej zasadą legalności, przetwarzanie danych osobowych może się odbywać wyłącznie, gdy zaistnieje co najmniej jedna z przewidzianych prawem przesłanek.

W naszej działalności przesłanką uprawniającą nas do przetwarzania Państwa danych osobowych będzie w szczególności:

* art. 6 ust. 1 punkt c RODO – a więc, przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Państwa dane będą przetwarzane przede wszystkim w celu realizacji wymogów zawartych w przepisach:

- ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze,

- ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, - ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, - ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, - ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, - ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, - ustawy z dnia 10 kwietnia 1997r. Prawo energetyczne - ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, - ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz wydanego w zgodzie z powyższymi Statutu Spółdzielni.

* art. 6 ust. 1 punkt b RODO – a więc, przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Na podstawie tej przesłanki będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe, które są niezbędne do tego, by zawrzeć umowę, a następnie, by ją prawidłowo zrealizować;

* art. 6 ust. 1 punkt a RODO – w takim przypadku, przetwarzanie danych odbywa się na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody. W praktyce będziemy ubiegać się o Państwa zgodę np. na etapie rekrutacji;

* art. 6 ust. 1 punkt f RODO – czyli, przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

Jakie dane osobowe będziemy przetwarzać?

Przetwarzamy m.in. następujące kategorie danych osobowych:

1. Dane osobowe członków Spółdzielni, osób posiadających prawo do lokalu niebędących członkami, pozostałych osób zamieszkujących w lokalach należących do zasobów Spółdzielni

a) dane te zbieramy w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz naszych celów statutowych;

b) dane te, stosownie do sytuacji, mogą obejmować m.in.:

* dane identyfikacyjne

* dane kontaktowe

* dane identyfikujące lokal

* dane dotyczące różnego rodzaju rozliczeń

2. Dane osób znajdujących się w obszarze działania monitoringu wizyjnego:

a) dane te przetwarzamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia;

b) dane te obejmować będą wizerunek osób w obrębie działania kamer (szczegóły na stronie www.sm-marysienka.pl);

c) dane te będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do realizacji celu – jeśli w przyjętym przez Administratora okresie nie odnotowano sytuacji zagrażających bezpieczeństwu osób lub mienia, dane są systematycznie usuwane.

3. Dane osobowe naszego personelu

a) dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji praw i obowiązków pracodawcy i pracownika. Podstawą przetwarzania tych danych będą właściwe przepisy prawa (przede wszystkim Kodeksu pracy);

b) pobieramy wyłącznie te informacje, które są niezbędne dla realizacji zatrudnienia. Najczęściej będą to:

* dane identyfikacyjne

* dane kontaktowe

* informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym

* informacje wynikające ze świadectw pracy

* inne – stosownie do okoliczności zatrudnienia

c) wynikającemu z ustawy uprawnieniu pracodawcy do pozyskiwania danych osobowych odpowiada prawny obowiązek pracownika do ich udostępnienia. Jako pracodawcy nie nadużywamy swoich uprawnień, kierujemy się zasadą minimalizacji danych;

d) Okres przez który jesteśmy zobowiązani przetwarzać dane osobowe pracowników wynika wprost z przepisów prawa. W odniesieniu do najważniejszych danych, najczęściej będzie to 50 lat.

4. Dane przetwarzane na potrzeby rekrutacji personelu

a) dane osobowe są przetwarzane w celu przeprowadzenia prawidłowego procesu rekrutacji, oceny predyspozycji i zdolności do świadczenia pracy danego rodzaju;

b) pobieramy wyłącznie te informacje, które są niezbędne dla przeprowadzenia rekrutacji. Najczęściej będą to:

* dane identyfikacyjne

* dane kontaktowe

* informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym

* informacje o posiadanych kwalifikacjach, umiejętnościach

* inne – stosownie do okoliczności rekrutacji

c) podanie danych osobowych jest dobrowolne;

d) zasadą jest, że dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na potrzeby danej rekrutacji. Po jej zakończeniu, dane osób, które nie zostały zatrudnione zostają usunięte (chyba, że co innego wynika z przepisów prawa lub zgody osoby, której dane dotyczą).

5. Dane osobowe naszych kontrahentów (dostawców usług i towarów):

a) dane te zbieramy w celu zawarcia umowy oraz jej prawidłowej realizacji. Dane te pozyskiwać możemy również zgodnie z procedurą zamówień publicznych;

b) dane te, stosownie do sytuacji, mogą obejmować:

* dane identyfikacyjne (w tym dane o działalności gospodarczej)

* dane kontaktowe

* dane niezbędne do dokonania rozliczeń

c) podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednak odmowa ich podania (lub podanie danych nierzetelnych, nieprawdziwych) uniemożliwi zawarcie i realizację umowy;

d) Dane te będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do zawarcia i realizacji umowy. Podstawa do przetwarzania tych danych ustanie, gdy wygasną wszelkie uzasadnione powinności i ryzyka (w szczególności, gdy upłynie okres przedawnienia danych roszczeń, gdy ustaną obowiązki spółki na tle ordynacji podatkowej).

6. Dane osobowe najemców lokali użytkowych

c) dane te zbieramy w celu zawarcia i prawidłowej realizacji umowy

d) dane te, stosownie do sytuacji, mogą obejmować m.in.:

* dane identyfikacyjne (w tym dane identyfikujące działalność gospodarczą)

* dane kontaktowe

* dane identyfikujące lokal

* dane dotyczące różnego rodzaju rozliczeń

Jak będziemy postępować z danymi osobowymi?

Państwa dane osobowe wykorzystujemy w celu dla którego zostały pozyskane. Ponadto, dane mogą zostać wykorzystane do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora:

* wykrywanie nadużyć i zapobiegania im

* ustalanie, obrony i dochodzenia roszczeń

* tworzenia zestawień, analiz i statystyk

Państwa dane nie będą przedmiotem profilowania i innych podobnych zabiegów.

Komu mogą zostać udostępnione Państwa dane?

Przetwarzane przez nas informacje nigdy nie trafią w niepowołane ręce. Nie będą przedmiotem obrotu. Mogą natomiast zostać przekazane do następujących kategorii podmiotów/organów:

* podmioty/organy upoważnione na podstawie przepisów prawa

* podmioty, którym przekazanie danych osobowych jest niezbędne dla realizacji określonej czynności (np. realizacja płatności, obsługa dostaw itp.)

Wszystkie podmioty, które mogą mieć styczność z Państwa danymi osobowymi, na mocy odrębnych uregulowań, zostały zobowiązane do ich starannego zabezpieczenia, zachowania w poufności, nieudostępniania osobom nieupoważnionym.

Jakie uprawnienia mają osoby, których dane dotyczą?

Zasadą jest, że posiadają Państwo prawo:

* dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania,

* usunięcia swoich danych,

* ograniczenia przetwarzania,

* prawo do przenoszenia danych lub uzyskania ich kopii,

* prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania,

* prawo do sprzeciwu.

W celu podjęcia próby realizacji opisanych uprawnień, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Każdy Państwa wniosek zostanie rzetelnie rozpoznany przez Administratora i spotka się z odpowiedzią. Lojalnie zastrzegamy przy tym, iż opisane powyżej uprawnienia nie mają charakteru absolutnego (w praktyce więc może się zdarzyć, że pomimo Państwa żądania, nie będziemy mogli np. usunąć danych, ponieważ, zgodnie z literą prawa, ich przetwarzanie będzie nadal konieczne z uwagi na fakt realizacji umowy).

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w szczególności gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Do kogo można się zwrócić w sprawie ochrony danych osobowych?

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości co do polityki prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych zachęcamy do kontaktu pod numerem telefonu 56 688 14 53 lub e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.